Die Beschäftigung in einem Family Office in der Schweiz liegt an einer Schnittstelle, für die übliche Arbeitsmodelle nicht konzipiert wurden. Family-Office-Mitarbeitende sind typischerweise erfahren, mit wirklich sensiblen Informationen betraut und in ein Arbeitsverhältnis eingebunden, das persönlicher und anspruchsvoller ist als eine klassische Unternehmensanstellung. Das Schweizer Arbeitsrecht gilt für diese Verhältnisse ohne Anpassung; dass der Arbeitgeber eine Privatfamilie und nicht eine kotierte Gesellschaft ist, ändert nichts an den rechtlichen Pflichten beider Seiten.
Die Besonderheiten der Family-Office-Beschäftigung werfen jedoch eine Reihe rechtlicher Fragen auf, die die übliche Unternehmenspraxis nicht immer gut beantwortet. Dieser Artikel behandelt die wichtigsten.
Der Arbeitsvertrag im Family Office
Die Beschäftigung sollte stets in einem schriftlichen Vertrag festgehalten werden, auch wenn das Verhältnis zu nah oder zu persönlich für Formalitäten erscheint. Der Vertrag muss die Rolle präzise definieren; ein Chief Investment Officer, ein Familienbuchhalter, eine persönliche Assistentin und ein Gutsverwalter sind alle Family-Office-Mitarbeitende mit sehr unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Arbeitsbedingungen. Jeder Vertrag sollte auf die Rolle und die Struktur der Familie zugeschnitten sein.
Zu regeln sind insbesondere: der genaue Aufgabenbereich und allfällige Berichtslinien über mehrere Gesellschaften hinweg, unter klarer Bezeichnung des rechtlichen Arbeitgebers; die Arbeitszeit und das Ausmass an erwarteter Rufbereitschaft oder Flexibilität; der Lohn und allfällige variable oder diskretionäre Vergütungsbestandteile; Kündigungsfristen, die der Seniorität der Funktion entsprechen und den zwingenden Anforderungen des Schweizer Arbeitsrechts genügen; und gegebenenfalls die Bedingungen betreffend Unterkunft, wenn der Mitarbeitende in einer Liegenschaft der Familie wohnt oder von dort aus arbeitet.
Vertraulichkeit im Family Office
Vertraulichkeit ist eines der Merkmale, die die Family-Office-Beschäftigung von klassischen Unternehmensfunktionen unterscheiden. Mitarbeitende können Zugang zu Informationen über Vermögen, Struktur, Beziehungen und persönliche Verhältnisse der Familie haben, an deren Schutz die Familie ein berechtigtes Interesse hat.
Der Arbeitsvertrag sollte daher robuste Vertraulichkeitsklauseln enthalten. Solche Pflichten können über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus fortbestehen und für besonders sensible Informationskategorien ohne feste Frist gelten, vorbehältlich zwingenden Rechts und allgemeiner Grundsätze des Schweizer Rechts.
Schweizer Gerichte anerkennen und setzen sorgfältig formulierte Vertraulichkeitsverpflichtungen grundsätzlich durch. Klauseln, die geschützte Informationskategorien hinreichend präzise bezeichnen und die Folgen einer Verletzung klar regeln, sind eher durchsetzbar als pauschale Beschränkungen für sämtliche Informationen, zu denen der Mitarbeitende Zugang hatte.
Für leitende Funktionen im Family Office kann eine separate Vertraulichkeitsvereinbarung zu Beginn des Verhältnisses zusätzlichen Schutz bieten und den Umfang der Pflichten vom ersten Tag an klären.
Sozialversicherung und Lohnadministration
Die Beschäftigung in einem Family Office in der Schweiz bringt dieselben sozialversicherungsrechtlichen Pflichten mit sich wie jede andere Anstellung. Der Arbeitgeber muss sich bei der kantonalen Ausgleichskasse anmelden und Beiträge an AHV, IV, EO und ALV entrichten. Für Kaderpersonen mit einem Lohn über der Eintrittsschwelle der BVG (derzeit rund CHF 22 680 pro Jahr) sind zudem Beiträge an die berufliche Vorsorge geschuldet. Als Schweizer AG oder GmbH strukturierte Family Offices wickeln dies über eine Standardlohnadministration ab.
Family Offices, die ihre Struktur nicht formalisiert haben oder deren Familienmitglieder Personal direkt anstellen, müssen sich einzeln als Arbeitgeber anmelden. Die Anmeldepflicht ist persönlich und gilt unabhängig von der Informalität der Vereinbarung. Die unterlassene Anmeldung führt zu Nachzahlungspflichten samt Zinsen; unter Umständen entsteht eine persönliche Haftung des Prinzipals.
Arbeitsbewilligungen für ausländisches Personal
Internationale Familien in der Schweiz möchten häufig Personal aus dem Ausland beschäftigen; insbesondere eine in die Schweiz ziehende Familie möchte oft langjähriges Haus- oder Family-Office-Personal behalten.
Angehörige von EU- und EFTA-Mitgliedstaaten profitieren grundsätzlich von der Personenfreizügigkeit und können in der Schweiz arbeiten, vorbehältlich der geltenden Melde- und Bewilligungspflichten.
Drittstaatsangehörige unterstehen dem schweizerischen Ausländerrecht und benötigen in der Regel eine vorgängige Arbeitsbewilligung sowie eine geeignete Aufenthaltsbewilligung (in der Regel eine L-Bewilligung für eine kurzfristige oder eine B-Bewilligung für eine längerfristige Beschäftigung, je nach Umständen). Die Zulassung unterliegt Kontingenten und oft arbeitsmarktpolitischen Anforderungen, einschliesslich des Nachweises, dass keine geeignete Person in der Schweiz oder im EU/EFTA-Raum rekrutiert werden konnte.
Familien, die bestehendes Personal transferieren möchten, sollten die migrationsrechtlichen Anforderungen frühzeitig prüfen, da die Bedingungen und Fristen je nach Nationalität, Kanton, Funktion und geplanter Dauer variieren.
Die Bearbeitungszeiten für Arbeitsbewilligungen von Drittstaatsangehörigen im Family-Office-Kontext können je nach Kanton, Nationalität, Art der Stelle und Vollständigkeit des Gesuchs stark variieren. In der Praxis kann das Verfahren mehrere Wochen bis Monate dauern und ist entsprechend frühzeitig einzuplanen.
Drittstaatsangehörige müssen die erforderliche Arbeitsbewilligung vor Aufnahme der Tätigkeit in der Schweiz erhalten. EU- und EFTA-Angehörige profitieren demgegenüber grundsätzlich von der Personenfreizügigkeit und unterliegen je nach Dauer und Umständen einem Melde- oder Bewilligungsverfahren. Die Aufnahme einer Tätigkeit ohne die erforderliche Bewilligung oder Meldung kann Arbeitgeber und Arbeitnehmende Sanktionen aussetzen.
Für hochqualifizierte oder spezialisierte Mitarbeitende — etwa einen Sicherheitsberater oder einen vertrauenswürdigen persönlichen Manager mit langjähriger Kenntnis der Familienangelegenheiten — kann argumentiert werden, die Stelle erfülle die Zulassungskriterien. Die Zustimmung bleibt jedoch der Beurteilung der zuständigen Behörden vorbehalten und darf nicht vorausgesetzt werden.
Konkurrenzverbote und nachvertragliche Pflichten
Nachvertragliche Beschränkungen können nach Schweizer Recht durchsetzbar sein, vorbehältlich der gesetzlichen Voraussetzungen und des Verhältnismässigkeitsgebots.
Konkurrenzverbote sind nach Schweizer Recht grundsätzlich nur durchsetzbar, wenn der Mitarbeitende Zugang zur Kundschaft oder zu vertraulichen Geschäftsinformationen hatte und die Verwendung dieses Wissens dem Arbeitgeber erheblichen Schaden zufügen könnte. Solche Beschränkungen müssen zudem in Gegenstand, Dauer und geografischer Reichweite angemessen begrenzt sein.
Im Family-Office-Kontext kann das schutzwürdige Interesse über klassische Geschäftsgeheimnisse hinausgehen und je nach Struktur und Tätigkeit den Zugang zu hochvertraulichen Informationen über die Finanzangelegenheiten, die Anlagestrategie, das Netzwerk, die Governance und weitere kommerziell sensible Informationen der Familie umfassen. Die Beschränkungen sind jedoch sorgfältig zu formulieren und auf die schutzwürdigen Interessen zuzuschneiden.
Eine gezielte Beschränkung auf bestimmte Tätigkeiten, Kundengruppen oder im Arbeitsverhältnis entstandene Beziehungen ist in der Regel eher durchsetzbar als ein pauschales Verbot, welches dem ehemaligen Mitarbeitenden die Tätigkeit in der Vermögensverwaltung oder im Family-Office-Sektor generell untersagt.
Abwerbeverbote — etwa Beschränkungen der aktiven Abwerbung von Mitarbeitenden, Dienstleistern oder durch das Arbeitsverhältnis entstandenen Geschäftsbeziehungen — sind praktisch oft leichter zu begründen und durchzusetzen als umfassende Konkurrenzverbote. Sie können das Risiko von Teamabgängen oder Beziehungsverschiebungen zwar nicht ausschliessen, bieten aber vertragliche Rechtsbehelfe bei Verletzung.
Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) bietet Hinweise zu den arbeitsrechtlichen Pflichten der Arbeitgeber in der Schweiz auf seco.admin.ch.
Häufige Fragen
Muss sich ein Family Office als Arbeitgeber anmelden, auch wenn es nur eine Person beschäftigt?
Ja. Jeder Arbeitgeber in der Schweiz, einschliesslich eines Family Offices mit einer einzigen Mitarbeiterin oder einem einzigen Mitarbeiter, muss sich bei der kantonalen Ausgleichskasse anmelden und Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Die Grösse des Arbeitgebers ändert an der Pflicht nichts.
Kann ein Family-Office-Mitarbeiter gleichzeitig Verwaltungsrat einer Schweizer Gesellschaft der Familienstruktur sein?
Eine Person kann parallel ein Verwaltungsratsmandat innehaben; die beiden Verhältnisse werden getrennt geregelt. Der Arbeitsvertrag regelt das Arbeitsverhältnis; das Verwaltungsratsmandat untersteht dem Schweizer Gesellschaftsrecht mit eigenen Pflichten. Das Zusammenspiel ist ausdrücklich zu regeln, insbesondere die Befugnisse in jeder Funktion und die Behandlung von Verwaltungsratshonoraren.
Können Identität und Vergütung eines Family-Office-Mitarbeiters vertraulich bleiben?
Der Lohn ist kein öffentliches Register. Die Angaben der Mitarbeitenden werden von der kantonalen Ausgleichskasse geführt, aber nicht öffentlich bekannt gegeben. Gewisse Handelsregistereinträge Schweizer juristischer Personen können Verwaltungsräte oder Zeichnungsberechtigte nennen. Das erreichbare Mass an Vertraulichkeit hängt von der Struktur und der formellen Rolle ab.
Was geschieht mit der Bewilligung eines ausländischen Mitarbeiters, wenn die Familie die Schweiz verlässt?
Die Arbeitsbewilligung ist an den Arbeitgeber und die Tätigkeit in der Schweiz gebunden. Stellt das Family Office seine Tätigkeit in der Schweiz ein, erlischt die Bewilligung. Der Arbeitgeber muss die Kündigungspflichten einhalten und alle sozialversicherungsrechtlichen Abrechnungen vor Beendigung des Verhältnisses abschliessen.
Sind diskretionäre Boni in Family-Office-Arbeitsverträgen rechtlich verbindlich?
Ein im Vertrag als diskretionär bezeichneter Bonus begründet grundsätzlich keinen durchsetzbaren festen Anspruch. Wurde ein Bonus jedoch über Jahre hinweg regelmässig ausgerichtet, können Schweizer Gerichte ihn als erworbenen Anspruch behandeln und bei Beendigung Zahlung oder Ausgleich verlangen. Bonusklauseln in Kaderverträgen erfordern deshalb sorgfältige Formulierung.
Die Beschäftigung in einem Family Office in der Schweiz belohnt dieselbe Sorgfalt in der Struktur, die international tätige Familien auf ihre Anlageportfolios verwenden. Ein sorgfältig formulierter Arbeitsvertrag, die korrekte Anmeldung bei den Sozialversicherungen, ein klarer Vertraulichkeitsrahmen und eine rechtzeitige Bewilligungsplanung für ausländisches Personal schützen Familie und Mitarbeitende. Die Kosten einer korrekten Ausgestaltung zu Beginn sind bescheiden im Vergleich zu den Kosten späterer Probleme.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschliesslich der Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Leser sollten nicht auf der Grundlage dieses Inhalts handeln, ohne vorgängig eine auf ihre Umstände zugeschnittene professionelle Beratung einzuholen. Für eine auf Ihre Situation angepasste Beratung wenden Sie sich bitte an David Kohler.