L'impiego in un family office in Svizzera si colloca in un punto di intersezione per il quale i modelli di lavoro standard non sono stati concepiti. Il collaboratore di un family office è di norma esperto, depositario di informazioni realmente sensibili e inserito in un rapporto di lavoro più personale e più esigente di un impiego aziendale classico. Il diritto svizzero del lavoro si applica a questi rapporti senza modifiche; il fatto che il datore di lavoro sia una famiglia privata anziché una società quotata non cambia nulla quanto agli obblighi legali delle parti.
Le caratteristiche specifiche dell'impiego in un family office sollevano tuttavia una serie di questioni giuridiche alle quali la prassi aziendale standard non sempre risponde bene. Il presente articolo tratta le principali.
Il contratto di lavoro nel family office
L'impiego dovrebbe sempre essere documentato in un contratto scritto, anche quando il rapporto appare troppo vicino o troppo personale per le formalità. Il contratto deve definire con precisione il ruolo; un chief investment officer, un contabile di famiglia, un assistente personale e un amministratore di patrimonio sono tutti collaboratori di family office con responsabilità e condizioni di lavoro molto diverse. Ogni contratto dovrebbe essere adattato al ruolo e alla struttura della famiglia.
I punti chiave da disciplinare comprendono: l'esatta estensione dei compiti e le eventuali linee gerarchiche all'interno di più entità, indicando chiaramente il datore di lavoro giuridico; l'orario di lavoro e la misura in cui è attesa una disponibilità o flessibilità; lo stipendio e gli eventuali elementi variabili o discrezionali; i termini di disdetta adeguati alla seniority della funzione e conformi alle esigenze imperative del diritto svizzero del lavoro; e, se del caso, le condizioni relative all'alloggio quando il collaboratore risiede o lavora in un immobile della famiglia.
La riservatezza nel family office
La riservatezza è una delle caratteristiche che distinguono l'impiego in un family office dalle funzioni aziendali classiche. I collaboratori possono avere accesso a informazioni relative al patrimonio, alla struttura, alle relazioni e alla situazione personale della famiglia, che questa ha un interesse legittimo a proteggere.
Il contratto di lavoro dovrebbe pertanto contenere solide clausole di riservatezza. Tali obblighi possono sopravvivere alla fine del rapporto di lavoro e, per determinate categorie di informazioni particolarmente sensibili, restare applicabili senza limite di durata, fatte salve le norme imperative e i principi generali del diritto svizzero.
I tribunali svizzeri riconoscono e applicano in linea di principio gli impegni di riservatezza correttamente redatti. Le clausole che identificano con sufficiente precisione le categorie di informazioni protette e disciplinano chiaramente le conseguenze di una violazione sono generalmente più facilmente applicabili di restrizioni vaghe che coprono tutte le informazioni alle quali il collaboratore ha avuto accesso.
Per le funzioni dirigenziali di un family office, un accordo di riservatezza separato concluso all'inizio del rapporto può offrire una protezione supplementare e chiarire l'estensione degli obblighi fin dal primo giorno.
Assicurazioni sociali e obblighi di retribuzione
L'impiego in un family office in Svizzera comporta gli stessi obblighi in materia di assicurazioni sociali di qualsiasi altro impiego. Il datore di lavoro deve annunciarsi alla cassa di compensazione cantonale e versare i contributi AVS, AI, IPG e AD. Per il personale dirigente con uno stipendio superiore alla soglia d'entrata LPP (attualmente circa 22 680 franchi all'anno) sono inoltre dovuti i contributi alla previdenza professionale. I family office costituiti come SA o Sàrl svizzera gestiscono tali obblighi tramite una procedura di retribuzione standard.
I family office che non hanno formalizzato la propria struttura, o i cui membri della famiglia impiegano direttamente del personale, devono annunciarsi individualmente come datori di lavoro. L'obbligo di annuncio è personale e si applica indipendentemente dal carattere informale dell'accordo. L'omesso annuncio comporta un obbligo di pagamento retroattivo con interessi; in talune circostanze determina una responsabilità personale del principale.
Permessi di lavoro per il personale straniero
Le famiglie internazionali stabilite in Svizzera desiderano spesso impiegare personale proveniente dall'estero; in particolare, una famiglia che si trasferisce in Svizzera può voler mantenere il proprio personale di casa o di family office di lunga data.
I cittadini degli Stati membri dell'UE e dell'AELS beneficiano in linea di principio del regime della libera circolazione delle persone e possono lavorare in Svizzera, fatte salve le procedure di notifica e di autorizzazione applicabili.
I cittadini di Stati terzi sono soggetti alle norme svizzere in materia di immigrazione e necessitano in genere di un'autorizzazione di lavoro preventiva e di un permesso di soggiorno adeguato (di regola un permesso L per un impiego di breve durata o un permesso B per un impiego di durata maggiore, a seconda delle circostanze). L'ammissione è soggetta a contingenti e, in molti casi, a requisiti del mercato del lavoro, tra cui la dimostrazione che nessun candidato idoneo abbia potuto essere reclutato in Svizzera o nel mercato UE/AELS.
Le famiglie che desiderano trasferire personale già alle proprie dipendenze dovrebbero quindi valutare per tempo i requisiti migratori, poiché le condizioni e i termini applicabili possono variare in funzione della nazionalità, del cantone, della funzione e della durata prevista dell'impiego.
I tempi di trattamento delle autorizzazioni di lavoro per i cittadini di Stati terzi nel contesto di un family office possono variare notevolmente a seconda del cantone, della nazionalità del collaboratore, della natura della funzione e della completezza della domanda. In pratica la procedura può richiedere da diverse settimane a diversi mesi e deve quindi essere pianificata con largo anticipo.
I cittadini di Stati terzi devono ottenere l'autorizzazione di lavoro necessaria prima di iniziare l'attività in Svizzera. I cittadini dell'UE e dell'AELS beneficiano invece in linea di principio della libera circolazione delle persone e possono, a seconda della durata e delle circostanze dell'impiego, essere soggetti a una procedura di notifica o di autorizzazione. L'inizio dell'attività senza l'autorizzazione o la notifica richiesta può esporre il datore di lavoro e il lavoratore a sanzioni.
Per i collaboratori altamente qualificati o specializzati — ad esempio un consulente in materia di sicurezza o un gestore personale di fiducia con una conoscenza pluriennale degli affari della famiglia — può essere sostenuto che la funzione soddisfi i criteri di ammissione applicabili. L'approvazione resta tuttavia soggetta alla valutazione delle autorità competenti e non deve essere data per scontata.
Clausole di non concorrenza e obblighi successivi al contratto
Le clausole restrittive successive alla fine del rapporto possono essere esecutive secondo il diritto svizzero, fatte salve le condizioni legali e il rispetto del principio di proporzionalità.
In particolare, secondo il diritto svizzero i divieti di concorrenza sono in linea di principio esecutivi solo se il collaboratore ha avuto accesso alla clientela o a informazioni commerciali riservate e l'utilizzazione di tali conoscenze potrebbe causare un danno rilevante al datore di lavoro. Tali restrizioni devono inoltre essere adeguatamente limitate quanto all'oggetto, alla durata e alla portata geografica.
Nel contesto di un family office, l'interesse meritevole di protezione può andare oltre i segreti commerciali tradizionali e comprendere, a seconda della struttura e delle attività, l'accesso a informazioni altamente riservate concernenti gli affari finanziari, la strategia d'investimento, la rete di relazioni, la governance e altre informazioni commercialmente sensibili della famiglia. Le restrizioni devono tuttavia essere redatte con cura e adeguate agli interessi legittimi da proteggere.
Una restrizione mirata su attività identificate, categorie di clienti o relazioni sviluppate nel corso del rapporto è generalmente più facilmente esecutiva di un divieto generale che impedisca all'ex collaboratore di lavorare nel settore della gestione patrimoniale o dei family office.
Le clausole di non sollecitazione — ad esempio le restrizioni volte a sollecitare attivamente collaboratori, fornitori di servizi o relazioni d'affari sorte grazie al rapporto di lavoro — sono spesso più facili da giustificare e da far rispettare in pratica rispetto a divieti di concorrenza estesi. Se non possono eliminare il rischio di partenze di team o di trasferimento di relazioni, offrono rimedi contrattuali in caso di violazione.
La Segreteria di Stato dell'economia (SECO) fornisce indicazioni sugli obblighi dei datori di lavoro in materia di diritto del lavoro in Svizzera sul sito seco.admin.ch.
Domande frequenti
Un family office deve annunciarsi come datore di lavoro anche se ha un solo collaboratore?
Sì. Ogni datore di lavoro in Svizzera, compreso un family office con un solo collaboratore, deve annunciarsi alla cassa di compensazione cantonale e versare i contributi sociali. La dimensione del datore di lavoro non riduce l'obbligo.
Un collaboratore di un family office può essere anche amministratore di una società svizzera della struttura familiare?
Un collaboratore può assumere in parallelo un mandato di amministratore; i due rapporti sono disciplinati separatamente. Il contratto di lavoro disciplina il rapporto di impiego; il mandato di amministratore è retto dal diritto svizzero delle società, con obblighi propri. La loro interazione deve essere disciplinata espressamente, in particolare per quanto riguarda la portata dei poteri in ciascuna funzione e il trattamento degli onorari di amministratore.
L’identità e la retribuzione di un collaboratore di family office possono restare riservate?
Lo stipendio non è un registro pubblico. I dati del collaboratore sono detenuti dalla cassa di compensazione cantonale ma non sono divulgati pubblicamente. Alcune iscrizioni al registro di commercio di persone giuridiche svizzere possono menzionare amministratori o procuratori. Il livello di riservatezza raggiungibile dipende dalla struttura e dal ruolo formale del collaboratore.
Che cosa accade al permesso di un collaboratore straniero se la famiglia lascia la Svizzera?
Il permesso di lavoro è legato al datore di lavoro e all'attività in Svizzera. Se il family office chiude o cessa le attività in Svizzera, il permesso decade. Il datore di lavoro deve rispettare gli obblighi di disdetta e regolare tutti gli obblighi in materia di assicurazioni sociali prima della fine del rapporto.
I bonus discrezionali sono giuridicamente vincolanti nei contratti di family office?
Un bonus qualificato come discrezionale nel contratto non costituisce in linea di principio un diritto fisso esecutivo. Se però è stato versato costantemente anno dopo anno, i tribunali svizzeri possono considerarlo un diritto acquisito ed esigere il pagamento o un indennizzo alla fine del rapporto. Le clausole sui bonus nei contratti dirigenziali richiedono quindi una redazione accurata.
L'impiego in un family office in Svizzera premia la stessa attenzione alla struttura che le famiglie attive a livello internazionale applicano ai propri portafogli. Un contratto di lavoro ben redatto, un corretto annuncio alle assicurazioni sociali, un quadro di riservatezza chiaro e una gestione tempestiva dei permessi per il personale straniero proteggono la famiglia e il collaboratore. Il costo di un'impostazione corretta all'inizio è modesto rispetto al costo dei problemi che si manifestano in seguito.
Avvertenza: il presente articolo ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale o fiscale. I lettori non dovrebbero agire sulla base di questo contenuto senza aver prima consultato un professionista in merito alla propria situazione. Per una consulenza su misura, si prega di contattare David Kohler.