L’emploi en family office en Suisse se situe à une intersection pour laquelle les cadres d’emploi standard n’ont pas été conçus. L’employé de family office est généralement expérimenté, dépositaire d’informations véritablement sensibles, et intégré dans une relation de travail plus personnelle et plus exigeante qu’un emploi d’entreprise classique. Le droit suisse du travail s’applique à ces relations sans modification ; le fait que l’employeur soit une famille privée plutôt qu’une société cotée ne change rien aux obligations légales des deux parties.
Les caractéristiques propres à l’emploi en family office soulèvent néanmoins un ensemble de questions juridiques auxquelles la pratique standard de l’emploi en entreprise ne répond pas toujours bien. Cet article traite des principales.
Le contrat de travail en family office
L’emploi en family office devrait toujours être documenté par un contrat écrit, même lorsque la relation paraît trop proche ou trop personnelle pour les formalités. Le contrat doit définir précisément le rôle ; un chef des investissements, un comptable familial, un assistant personnel et un gestionnaire de domaine sont tous des employés de family office aux responsabilités et conditions de travail très différentes. Chaque contrat devrait être adapté au rôle et à la structure de la famille.
Les points clés à traiter comprennent : l’étendue précise des tâches et les liens hiérarchiques éventuels au sein de plusieurs entités, en identifiant clairement l’employeur juridique ; les heures de travail et la mesure dans laquelle une disponibilité ou une flexibilité est attendue ; le salaire et les éventuels éléments variables ou discrétionnaires ; les délais de congé adaptés à l’ancienneté du poste et conformes aux exigences impératives du droit suisse du travail ; et, le cas échéant, les conditions relatives au logement lorsque l’employé réside ou travaille dans une propriété de la famille.
La confidentialité en family office
La confidentialité est l’un des traits distinctifs de l’emploi en family office par rapport aux fonctions d’entreprise classiques. Les employés peuvent avoir accès à des informations relatives au patrimoine, à la structure, aux relations et à la situation personnelle de la famille, que celle-ci a un intérêt légitime à protéger.
Le contrat de travail devrait donc contenir des clauses de confidentialité solides. Ces obligations peuvent survivre à la fin des rapports de travail et, pour certaines catégories d’informations particulièrement sensibles, demeurer applicables sans limite de durée, sous réserve du droit impératif et des principes généraux du droit suisse.
Les tribunaux suisses reconnaissent et appliquent en principe les engagements de confidentialité correctement rédigés. Les clauses qui identifient avec suffisamment de précision les catégories d’informations protégées et règlent clairement les conséquences d’une violation sont généralement plus susceptibles d’être appliquées que des restrictions vagues couvrant toutes les informations auxquelles l’employé a pu avoir accès.
Pour les fonctions dirigeantes d’un family office, un accord de confidentialité distinct conclu au début de la relation peut offrir une protection supplémentaire et clarifier l’étendue des obligations dès le premier jour.
Assurances sociales et obligations de paie
L’emploi en family office en Suisse comporte les mêmes obligations d’assurances sociales que tout autre emploi. L’employeur doit s’annoncer à la caisse de compensation cantonale et verser les cotisations AVS, AI, APG et AC. Pour le personnel cadre dont le salaire dépasse le seuil d’entrée LPP (actuellement environ 22 680 CHF par an), des cotisations de prévoyance professionnelle sont également dues. Les family offices constitués en SA ou en Sàrl suisse traitent ces obligations via un processus de paie standard.
Les family offices qui n’ont pas formalisé leur structure, ou dont les membres de la famille emploient directement du personnel, doivent s’annoncer individuellement comme employeurs. L’obligation d’annonce est personnelle et s’applique indépendamment du caractère informel de l’arrangement. Le défaut d’annonce entraîne une obligation de paiement rétroactif avec intérêts ; dans certaines circonstances, il crée une responsabilité personnelle du principal.
Permis de travail pour le personnel étranger
Les familles internationales établies en Suisse souhaitent fréquemment employer du personnel venu de l’étranger ; en particulier, une famille qui s’installe en Suisse peut vouloir conserver son personnel de maison ou de family office de longue date.
Les ressortissants des États membres de l’UE et de l’AELE bénéficient en général du régime de la libre circulation des personnes et peuvent travailler en Suisse sous réserve des obligations d’annonce et d’autorisation applicables.
Les ressortissants d’États tiers sont soumis aux règles suisses en matière d’immigration et doivent en principe obtenir une autorisation de travail préalable ainsi qu’un permis de séjour adéquat (généralement un permis L pour un emploi de courte durée ou un permis B pour un emploi de plus longue durée, selon les circonstances). L’admission est soumise à des contingents et, dans de nombreux cas, à des exigences de marché du travail, notamment la démonstration qu’aucun candidat approprié n’a pu être recruté en Suisse ou sur le marché de l’UE/AELE.
Les familles souhaitant transférer du personnel existant devraient donc évaluer les exigences migratoires à un stade précoce, les conditions et délais applicables pouvant varier selon la nationalité, le canton, la fonction et la durée prévue de l’emploi.
Les délais de traitement des autorisations de travail pour les ressortissants d’États tiers dans le cadre d’un family office peuvent varier fortement selon le canton, la nationalité de l’employé, la nature du poste et le caractère complet de la demande. En pratique, la procédure peut prendre de plusieurs semaines à plusieurs mois et doit donc être anticipée bien à l’avance.
Les ressortissants d’États tiers doivent obtenir l’autorisation de travail requise avant de commencer à travailler en Suisse. En revanche, les ressortissants de l’UE et de l’AELE bénéficient en général du régime de la libre circulation et peuvent, selon la durée et les circonstances de l’emploi, être soumis à une procédure d’annonce ou d’autorisation. Commencer un emploi sans l’autorisation ou l’annonce requise peut exposer l’employeur comme l’employé à des sanctions.
Pour les employés hautement qualifiés ou spécialisés — par exemple un conseiller en sécurité ou un gestionnaire personnel de confiance connaissant de longue date les affaires de la famille — il peut être possible de soutenir que le poste satisfait aux critères d’admission applicables. L’approbation reste toutefois soumise à l’appréciation des autorités compétentes et ne doit pas être tenue pour acquise.
Clauses de non-concurrence et obligations post-contractuelles
Les clauses restrictives post-contractuelles peuvent être exécutoires en droit suisse, sous réserve des conditions légales et du respect de la proportionnalité.
En particulier, en droit suisse, les clauses de non-concurrence ne sont en principe exécutoires que si l’employé a eu accès à la clientèle ou à des informations commerciales confidentielles et que l’utilisation de ces connaissances pourrait causer un dommage important à l’employeur. Ces restrictions doivent également être limitées de manière appropriée quant à leur objet, leur durée et leur portée géographique.
Dans le contexte d’un family office, l’intérêt protégé peut aller au-delà des secrets d’affaires traditionnels et inclure, selon la structure et les activités du family office, l’accès à des informations hautement confidentielles concernant les affaires financières, la stratégie d’investissement, le réseau, la gouvernance et d’autres informations commercialement sensibles de la famille. Les restrictions doivent toutefois être rédigées avec soin et adaptées aux intérêts légitimes à protéger.
Une restriction ciblée sur des activités identifiées, des catégories de clients ou des relations développées dans le cadre de l’emploi sera généralement plus susceptible d’être appliquée qu’une interdiction générale empêchant l’ancien employé de travailler dans le secteur de la gestion de fortune ou des family offices.
Les clauses de non-sollicitation — par exemple les restrictions visant à solliciter activement des employés, des prestataires de services ou des relations d’affaires nouées grâce à l’emploi — sont souvent plus faciles à justifier et à faire appliquer en pratique que de larges clauses de non-concurrence. Si ces clauses ne peuvent éliminer le risque de départs d’équipe ou de transfert de relations, elles offrent des recours contractuels en cas de violation.
Le Secrétariat d’État à l’économie (SECO) fournit des indications sur les obligations des employeurs en matière de droit du travail en Suisse sur seco.admin.ch.
Questions fréquentes
Un family office doit-il s’annoncer comme employeur même s’il n’a qu’un seul employé ?
Oui. Tout employeur en Suisse, y compris un family office comptant un seul employé, doit s’annoncer à la caisse de compensation cantonale et verser des cotisations sociales. La taille de l’employeur ne réduit pas cette obligation.
Un employé de family office peut-il aussi être administrateur d’une société suisse de la structure familiale ?
Un employé peut exercer en parallèle une fonction d’administrateur ; les deux relations sont régies séparément. Le contrat de travail régit la relation d’emploi ; le mandat d’administrateur relève du droit suisse des sociétés, avec ses propres obligations. Leur interaction doit être traitée explicitement, notamment s’agissant de l’étendue des pouvoirs dans chaque fonction et du traitement des honoraires d’administrateur.
L’identité et la rémunération d’un employé de family office peuvent-elles rester confidentielles ?
Le salaire n’est pas un registre public. Les données de l’employé sont détenues par la caisse de compensation cantonale mais ne sont pas divulguées publiquement. Certaines inscriptions au registre du commerce de personnes morales suisses peuvent mentionner des administrateurs ou des fondés de procuration. Le niveau de confidentialité atteignable dépend de la structure et du rôle formel de l’employé.
Qu’advient-il du permis d’un employé étranger si la famille quitte la Suisse ?
Le permis de travail est lié à l’employeur et à l’activité en Suisse. Si le family office ferme ou cesse ses activités en Suisse, le permis devient caduc. L’employeur doit respecter les obligations de congé et régler toutes les obligations d’assurances sociales avant la fin de la relation.
Les bonus discrétionnaires sont-ils juridiquement contraignants dans les contrats de family office ?
Un bonus qualifié de discrétionnaire dans le contrat ne constitue en principe pas un droit fixe exécutoire. Si un bonus a toutefois été versé de manière constante d’année en année, les tribunaux suisses peuvent le considérer comme un droit acquis et exiger son paiement ou une compensation à la fin des rapports de travail. Les clauses de bonus dans les contrats de cadres exigent donc une rédaction soignée.
L’emploi en family office en Suisse récompense la même attention à la structure que les familles actives à l’international appliquent à leurs portefeuilles. Un contrat de travail bien rédigé, une annonce correcte aux assurances sociales, un cadre de confidentialité clair et une gestion anticipée des permis pour le personnel étranger protègent la famille comme l’employé. Le coût de ces arrangements au départ est modeste au regard du coût des problèmes une fois installés.
Avertissement : cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la base de ce contenu sans avoir préalablement consulté un professionnel au sujet de leur situation. Pour un conseil adapté à votre cas, veuillez contacter David Kohler.